Ringkasan artikel
- - Invoice yang benar harus memuat identitas bisnis, nomor invoice, tanggal, data pelanggan, detail barang atau jasa, total tagihan, metode pembayaran, dan jatuh tempo.
- - Format invoice yang rapi membantu UMKM menagih pembayaran, melacak piutang, dan mencatat transaksi dengan lebih mudah.
- - Kesalahan seperti nomor invoice tidak konsisten, total tidak jelas, atau rekening salah bisa membuat pembayaran terlambat.
Invoice adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis. Untuk UMKM, invoice bukan hanya bukti tagihan kepada pelanggan, tetapi juga membantu pencatatan keuangan, pelacakan pembayaran, dan membangun kesan profesional.
Agar tidak membingungkan pelanggan dan memudahkan administrasi, invoice perlu memuat informasi yang jelas dan lengkap. Berikut panduan isi invoice yang benar untuk UMKM.
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen tagihan yang diberikan penjual kepada pembeli setelah transaksi dilakukan atau saat pembayaran perlu ditagihkan. Di dalam invoice biasanya tercantum detail produk atau jasa, jumlah yang harus dibayar, tanggal transaksi, serta informasi pembayaran.
Bagi UMKM, invoice membantu memastikan setiap transaksi tercatat rapi dan pembayaran lebih mudah dipantau.
Isi Invoice yang Benar untuk UMKM
Berikut komponen utama yang sebaiknya ada dalam invoice UMKM.
1. Nama dan Logo Usaha
Bagian atas invoice sebaiknya mencantumkan nama usaha. Jika memiliki logo, tambahkan juga agar invoice terlihat lebih profesional dan mudah dikenali pelanggan.
Contoh:
Toko Berkah Jaya
Jl. Melati No. 10, Bandung
0812-xxxx-xxxx
2. Nomor Invoice
Nomor invoice berfungsi sebagai identitas unik untuk setiap tagihan. Nomor ini penting agar transaksi mudah dilacak, terutama jika pelanggan melakukan banyak pembelian.
Contoh format nomor invoice:
INV-2026-001
INV/JUL/2026/015
Gunakan format yang konsisten supaya pencatatan lebih rapi.
3. Tanggal Invoice
Tanggal invoice menunjukkan kapan tagihan dibuat. Informasi ini berguna untuk menentukan jatuh tempo pembayaran dan mencocokkan transaksi dalam pembukuan.
Contoh:
Tanggal Invoice: 5 Juli 2026
4. Data Pelanggan
Cantumkan informasi pelanggan atau pihak yang menerima invoice. Untuk transaksi bisnis, data ini biasanya mencakup nama, alamat, nomor telepon, atau nama perusahaan.
Contoh:
Ditagihkan kepada:
CV Sukses Mandiri
Jl. Kenanga No. 8, Jakarta
5. Detail Produk atau Jasa
Bagian ini adalah inti dari invoice. Tuliskan produk atau jasa yang dijual secara jelas, termasuk jumlah, harga satuan, dan total harga.
| Deskripsi | Jumlah | Harga Satuan | Total |
|---|---|---|---|
| Paket nasi box | 50 | Rp25.000 | Rp1.250.000 |
| Biaya pengiriman | 1 | Rp50.000 | Rp50.000 |
Detail yang jelas membuat pelanggan lebih mudah mengecek tagihan dan mengurangi risiko salah paham.
6. Subtotal, Diskon, Pajak, dan Total
Setelah daftar produk atau jasa, tampilkan ringkasan pembayaran. Jika ada diskon, pajak, biaya admin, atau ongkos kirim, tuliskan secara terpisah agar pelanggan memahami perhitungannya.
Contoh:
Subtotal: Rp1.300.000
Diskon: Rp100.000
Total: Rp1.200.000
Jika bisnis Anda belum mengenakan pajak tertentu, tidak perlu memaksakan kolom pajak. Cukup tampilkan komponen yang memang digunakan dalam transaksi.
7. Metode Pembayaran
Cantumkan informasi pembayaran dengan jelas agar pelanggan tidak perlu bertanya lagi.
Contoh:
Pembayaran dapat dilakukan ke:
Bank BCA
No. Rekening: 1234567890
Atas Nama: Toko Berkah Jaya
Jika menerima QRIS, e-wallet, atau transfer bank lain, tuliskan juga pilihannya.
8. Jatuh Tempo Pembayaran
Jatuh tempo membantu pelanggan mengetahui batas waktu pembayaran. Ini juga memudahkan UMKM dalam menagih pembayaran yang belum masuk.
Contoh:
Jatuh Tempo: 12 Juli 2026
Untuk transaksi sederhana yang langsung dibayar, jatuh tempo bisa diisi dengan tanggal yang sama atau ditandai sebagai lunas setelah pembayaran diterima.
9. Catatan atau Syarat Pembayaran
Tambahkan catatan jika diperlukan, misalnya kebijakan keterlambatan, ucapan terima kasih, atau informasi tambahan.
Contoh:
Terima kasih atas kepercayaan Anda. Mohon melakukan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo.
Catatan tidak perlu panjang. Yang penting membantu pelanggan memahami instruksi pembayaran atau ketentuan transaksi.
Contoh Struktur Invoice UMKM
Berikut contoh susunan invoice sederhana yang tampilannya mengikuti template invoice di aplikasi Invobis.
| # | Deskripsi Item | Qty | Harga | Diskon | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Paket nasi box | 50 pcs | Rp25.000 | - | Rp1.250.000 |
| 2 | Biaya pengiriman | 1 | Rp50.000 | - | Rp50.000 |
| Subtotal | Rp1.300.000 |
| Diskon Tambahan | -Rp100.000 |
| TOTAL | Rp1.200.000 |
| Sisa Tagihan | Rp1.200.000 |
Format di atas bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Yang penting, pelanggan bisa langsung memahami barang atau jasa yang ditagihkan, jumlah pembayaran, dan cara membayarnya.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Invoice
Beberapa kesalahan invoice yang sering dilakukan UMKM antara lain:
- Tidak mencantumkan nomor invoice.
- Total pembayaran tidak jelas.
- Data pelanggan kurang lengkap.
- Tidak ada tanggal jatuh tempo.
- Informasi rekening salah atau tidak lengkap.
- Format invoice berubah-ubah dan sulit dilacak.
- Rincian barang atau jasa terlalu singkat sehingga membingungkan pelanggan.
- Status pembayaran tidak diperbarui setelah pelanggan membayar.
Kesalahan kecil seperti ini bisa membuat pembayaran terlambat atau menyulitkan pencatatan keuangan.
Tips Membuat Invoice yang Rapi
Agar invoice lebih mudah digunakan, UMKM bisa menerapkan beberapa tips berikut:
- Gunakan format nomor invoice yang konsisten.
- Simpan semua invoice secara digital.
- Pisahkan invoice yang sudah dibayar dan belum dibayar.
- Gunakan template invoice agar lebih cepat.
- Catat status pembayaran setiap invoice.
- Pastikan semua nominal sudah dicek sebelum dikirim.
- Buat instruksi pembayaran yang singkat dan jelas.
Semakin konsisten format invoice, semakin mudah juga bisnis melakukan pengecekan saat ada pelanggan yang bertanya atau saat membuat laporan.
Cara Membuat Invoice Lebih Praktis
UMKM bisa membuat invoice dengan spreadsheet, dokumen, template desain, atau aplikasi invoice. Untuk bisnis yang sering melayani pelanggan lewat chat, cara digital biasanya lebih praktis karena data transaksi lebih mudah disimpan dan dicari kembali.
Dengan Invobis, UMKM dapat membuat dan mengelola invoice lewat WhatsApp, Telegram, dan dashboard web. Pengguna bisa membuat invoice dari instruksi sederhana, menyimpan data pelanggan, memantau status pembayaran, dan melihat riwayat invoice dalam satu tempat.
Contoh instruksi:
Buatkan invoice untuk CV Sukses Mandiri.
Tanggal invoice 5 Juli 2026, jatuh tempo 12 Juli 2026.
Item:
- Paket nasi box 50 @ Rp25.000
- Biaya pengiriman Rp50.000
Diskon Rp100.000.
Cara seperti ini membantu UMKM membuat invoice lebih cepat tanpa harus menyusun format dari awal setiap kali ada transaksi.
Kesimpulan
Invoice yang benar harus memuat informasi usaha, nomor invoice, tanggal, data pelanggan, detail produk atau jasa, total pembayaran, metode pembayaran, dan jatuh tempo. Dengan invoice yang rapi, UMKM bisa terlihat lebih profesional dan lebih mudah mengelola arus kas.
Bagi pelaku UMKM, invoice bukan sekadar dokumen tagihan. Invoice adalah bagian penting dari sistem pencatatan bisnis yang membantu usaha berjalan lebih tertib dan terkontrol.
Mulai Buat Invoice Lebih Mudah dengan Invobis
Invobis membantu UMKM membuat dan mengelola invoice bisnis lewat WhatsApp, Telegram, dan dashboard web.
Anda bisa membuat invoice dari pesan biasa, memantau status pembayaran, menyimpan data pelanggan, dan melihat riwayat invoice dalam satu tempat.
Pertanyaan seputar artikel
Apa saja isi invoice yang benar untuk UMKM?
Invoice UMKM sebaiknya berisi nama bisnis, nomor invoice, tanggal invoice, data pelanggan, detail barang atau jasa, subtotal, diskon atau pajak jika ada, total tagihan, metode pembayaran, jatuh tempo, dan catatan pembayaran.
Apakah invoice UMKM harus memiliki nomor invoice?
Sebaiknya iya. Nomor invoice membantu bisnis melacak transaksi, mencocokkan pembayaran, dan menghindari data tagihan yang tertukar.
Apakah invoice harus mencantumkan jatuh tempo?
Jatuh tempo sangat disarankan, terutama untuk transaksi yang tidak langsung dibayar. Informasi ini membantu pelanggan tahu batas pembayaran dan memudahkan bisnis melakukan penagihan.
Apa beda subtotal dan total dalam invoice?
Subtotal adalah jumlah sebelum potongan, pajak, atau biaya tambahan tertentu dihitung. Total adalah jumlah akhir yang harus dibayar pelanggan.
Bagaimana cara membuat invoice UMKM terlihat profesional?
Gunakan format yang konsisten, tulis informasi bisnis dan pelanggan dengan jelas, pakai nomor invoice unik, tampilkan rincian item secara rapi, dan cantumkan instruksi pembayaran yang mudah dipahami.